Кейс: как с помощью To-Can наладили процессы в стартапе с удаленной командой

Этот кейс — про небольшой IT-стартап из Екатеринбурга, который занимается разработкой программных решений для электронной коммерции. Команда — распределённая: backend-разработчики в Новосибирске, дизайнер — во Владивостоке, менеджер по продажам работает из Тбилиси, а основатель компании совмещает роли CEO и project-менеджера.

До внедрения CRM-системы ребята работали в «режиме стартапа»: таски в мессенджерах, коммуникации по e-mail, контроль задач — через память и чаты. Как результат — путаница, дублирование рабочих процессов, потеря части клиентских данных, и главное — низкий уровень взаимопонимания между сотрудниками. Всё чаще звучал вопрос: «Кто этим занимается и на каком этапе это находится?»

Решение требовалось срочно — простое, но мощное. Сервис должен был обеспечивать чёткое распределение задач, прозрачность процессов, контроль прогресса и полноценное взаимодействие между членами коллектива. После недолгих поисков выбор пал на российский продукт Тукан. Его особенности — канбан-доски, удобный интерфейс, логичная структура и высокая адаптивность под задачи бизнеса — идеально подошли под потребности команды. Уже через пару недель после внедрения стало ясно: команда нашла тот инструмент, который действительно помогает управлять процессами и клиентскими взаимоотношениями в удалённой среде.

Как Тукан помог наладить процессы

Внедрение стало поворотной точкой для всей компании. Основной задачей было — выстроить систему управления проектами, которая бы не зависела от физического присутствия сотрудников. И тут на помощь пришли доски задач, организованные по принципу канбана — визуально, понятно и эффективно.

Команда начала с создания нескольких рабочих досок: «Разработка», «Продажи», «Маркетинг». Каждая из них была разделена на колонки: «Очередь», «Уточнение деталей», «В работе», «На проверку», «На доработку», «Выполнено». Это позволило автоматизировать процесс постановки задач, повысить прозрачность и распределить ответственность между участниками коллектива. Теперь каждый сотрудник знал, что находится в его зоне ответственности, какие задачи приоритетны и на каком они этапе.

Контроль прогресса стал проще. Менеджер проекта получал отчёт по активности прямо в системе, отслеживал движение задач в режиме реального времени и мог оперативно вмешаться, если возникали проблемы. А «Лента активности» позволяла видеть все ключевые события — кто, что и когда комментировал, переместил, выполнил. Это серьёзно повысило уровень взаимодействия между сотрудниками, особенно важный в условиях распределённой команды.

Например, задача по редизайну клиентского кабинета раньше требовала десятков писем и обсуждений в чатах. Теперь она жила в одной карточке с комментариями, вложениями и чек-листами. Дизайнер отмечал этапы, разработчики подключались к обсуждению, а менеджер видел общий прогресс. Такой подход обеспечивал коллективную синергию — каждый пользователь понимал свою роль в процессе и видел общий контекст.

Итог: работа стала прозрачной, а управление проектом — предсказуемым и эффективным. Вместо хаоса — чёткая структура, вместо ручного контроля — автоматизация. И всё это благодаря грамотному использованию CRM To-Can.

Работа с клиентами: прозрачность и удобство

Одним из ключевых преимуществ стала возможность автоматизировать работу с клиентами. Для стартапа, где каждый контакт может перерасти в важный контракт, было критично не терять лиды, структурировать информацию и обеспечивать быстрое реагирование. И здесь Тукан предложил готовое решение: CRM для стартапа с гибкой системой карточек и взаимосвязей.

Каждый новый клиент теперь попадал в «Доску лидов» — удобное рабочее пространство, где отслеживаются статусы: «Входящий», «Запрос доступов», «Подготовка КП», «КП отправлено», «Подписание документов». Это позволяло менеджеру видеть весь путь клиента и вовремя подключать нужных специалистов — от продаж до технической поддержки.

Карточки лидов, агентов и проектов были связаны между собой. Это значит, что менеджер мог в один клик перейти от контакта к договору, а затем — к активному проекту. Такая связность данных исключила дублирование информации и обеспечила контроль на всех этапах взаимодействия.

Особенно удобно стало с документами: вместо хранения договоров в облачных папках, все файлы теперь прикреплялись прямо к карточке проекта. Это ускорило доступ к информации и помогло в развитии корпоративного порядка. Коммуникация с клиентами также вышла на новый уровень — каждый комментарий, каждое действие фиксировались в системе, позволяя быстро решать возникающие вопросы и повышать лояльность клиентов.

Для команды, работающей удалённо, это был не просто шаг вперёд — это было решение, которое обеспечило стабильный рост и хорошую репутацию на рынке.

Результаты: цифры и инсайты

Спустя три месяца после внедрения Тукан стартап зафиксировал первые ощутимые улучшения в рабочих процессах. Автоматизация задач и прозрачная система взаимодействия между сотрудниками дали быстрый результат.

Во-первых, время на постановку задач сократилось на 40%. Раньше менеджеру приходилось объяснять всё вручную, контролировать по чатам и письмам. Теперь всё это заменил единый интерфейс — карточка с чек-листами, дедлайнами и вложениями. Сотрудник видел карточку, принимал её «в работу» и сдавал «на проверку» — без лишних коммуникаций.

Во-вторых, повысилась командная ответственность. Каждый участник проекта чётко понимал, какие у него задачи, какие сроки и кто будет проверять результат. Это привело к снижению просроченных рабочих моментов почти вдвое и к заметному росту эффективности — особенно в разработке и продажах.

Третьим важным достижением стало упрощение контроля за клиентскими проектами. Теперь менеджеры видят на каком этапе находится каждый клиент, могут быстро реагировать на запросы и не теряют данные. Это повысило удовлетворенность клиентов — их отзывы стали позитивнее, цикл сделки — короче, а количество повторных обращений — выше.

Внутри команды тоже стало спокойнее: меньше путаницы, больше фокуса. Люди ощущали, что работают не «вслепую», а в структурированной системе, где каждый шаг логичен и контролируем. Это стало особенно заметно в ежедневной рутине, где раньше терялось много времени и энергии.

Что именно использовали: функциональность To-Can

Чтобы добиться таких впечатляющих результатов, команда стартапа использовала ключевые инструменты Тукан, превращая каждый из них в рабочий ресурс для автоматизации и контроля.

Вот что особенно помогло:

• Канбан-доски и статусы. Основной метод организации — визуальный канбан. Каждая задача — это карточка, которую можно передвигать по колонкам: от идеи до результата. Это обеспечивает наглядность, контроль и прозрачность в процессе работы.
• API-отчеты и автоматизация аналитики. Через подключение к Яндекс.Метрике* можно получать отчеты прямо в интерфейсе To-Can. Это позволяет менеджеру анализировать эффективность проектов и каналов привлечения без дополнительных сервисов.
• Управление ролями и доступами пользователей. У каждого участника проекта есть чётко заданные права. Кто-то ставит задачи, кто-то их выполняет, а кто-то только наблюдает. Такой подход снижает риск ошибок и обеспечивает безопасность данных.
• Хранилище и работа с файлами. Все рабочие документы, договоры, отчёты и презентации — теперь в одном месте. Не нужно искать нужный файл в переписках — достаточно открыть проект.
• Встроенные коммуникации в проектах. Комментарии, лента активности, упоминания коллег — всё происходит внутри системы. Это улучшает коммуникацию и позволяет сохранить всю историю взаимодействия.

Благодаря этим инструментам команда смогла организовать корпоративную систему управления, подходящую для удаленной работы и адаптивную к росту бизнеса.

Почему Тукан подходит для удаленных команд

Удаленная работа требует особого подхода — здесь важны прозрачность, синхронность действий и лёгкость в коммуникации. Именно эти потребности To-Can закрывает на практике, превращаясь в универсальный программный продукт для распределённых команд.

Вот почему To-Can идеально подходит для удалённого управления проектами:

• Простота настройки. Система не требует долгой адаптации — достаточно пары часов, чтобы настроить доски, добавить сотрудников и запустить работу. Это особенно важно для небольших компаний и стартапов, которым нужно быстро внедрить рабочее решение.
• Совместная работа в онлайн-интерфейсе. Все пользователи находятся на одной платформе. Независимо от часового пояса или локации, каждый сотрудник видит актуальные рабочие моменты, может комментировать, принимать участие в обсуждениях и контролировать прогресс. Это снимает барьер «офис/удалёнка» и усиливает командное взаимодействие.
• Поддержка и развитие продукта. Тукан — не просто CRM, это живой сервис с регулярными обновлениями, которые учитывают обратную связь пользователей. Это значит, что система развивается вместе с вашим бизнесом и готова адаптироваться под новые вызовы.
• Возможность масштабирования. С ростом команды и проектов To-Can остаётся надёжным помощником: легко добавлять новых пользователей, создавать иерархии проектов, управлять ролями и автоматизировать рутину.

Тукан — это больше, чем просто инструмент. Это цифровая экосистема, которая помогает строить системный, эффективный и предсказуемый бизнес, даже если ваша команда разбросана по всему миру.

Удалённая команда — это не про сложность, а про возможности. Главное — выбрать правильный инструмент, который будет помогать управлять, автоматизировать и выстраивать прозрачные процессы. В этом кейсе To-Can стал не просто CRM-системой, а опорой для бизнеса: он обеспечил чёткую структуру, улучшил взаимодействие сотрудников, упростил работу с клиентами и помог повысить общую эффективность компании.

Если вы — владелец студии, фрилансер, менеджер проекта или руководитель агентства, и вам нужно навести порядок в задачах, автоматизировать работу команды и улучшить клиентский сервис — попробуйте Тукан. Это готовое решение, которое подойдёт многим и станет ключевым элементом вашего успеха.