Кейс: как небольшая студия перешла работать в Тукан и начала вести проекты в три раза быстрее

Маленькая студия, большие амбиции и одна правильная CRM. Мы расскажем реальную историю, как команда дизайнеров и разработчиков перешла на систему управления проектами To-Can и смогла в три раза быстрее закрывать задачи, автоматизировать рутину и наладить отношения с клиентами.

С какими трудностями столкнулась студия

До внедрения CRM-системы студия жила в классическом «хаосе творческой команды»: задачи записывались в чатах, сроки — в головах, а клиентские правки то и дело терялись между обсуждениями дизайна и новостями из футбольного мира.

Основные проблемы:

• Ручное управление задачами. Каждый проект велся в отдельной таблице, а менеджер вручную отслеживал дедлайны, исполнителей и статус выполнения. Ошибки были неизбежны.
• Потеря информации в мессенджерах. Клиенты могли написать в любое время, и без четкой системы учета заявок происходила путаница — терялись важные файлы, правки и договоренности.
• Срывы сроков. Из-за отсутствия централизованного контроля над задачами студия не всегда укладывалась в сроки — страдала репутация.
• Отсутствие отчетности. Руководитель не видел полной картины — какие задачи «зависли», где узкие места, и что с этим делать.

Это был классический случай, когда команда с высоким потенциалом буксует из-за нехватки инструмента. Настал момент менять систему.

Поиск решения: почему выбрали именно Тукан

Когда стало понятно, что без CRM не обойтись, команда начала рассматривать разные варианты. Цель была ясна: найти удобный инструмент для управления, который позволил бы автоматизировать рутину, улучшить взаимодействие с клиентами и повысить скорость выполнения задач.

Что рассматривали:

• Bitrix24 — слишком громоздкий и «тяжёлый» для небольшой команды. Много лишних функций, сложная настройка, запутанный интерфейс.
• AmoCRM — фокусируется больше на продажах и воронке, чем на управлении. Студии нужен был более «проектный» подход.

Остановились на To-Can — и вот почему:

• Простая и быстрая настройка: система не требует недели адаптации.
• Оптимальный набор функций для небольшого агентства или студии: доски, задачи, отчеты, коммуникации — всё на месте.
• Интуитивный интерфейс, который позволил сразу начать работу без курсов и инструкций на сотню страниц.

Это был ключевой выбор, который стал отправной точкой к будущим результатам.

Внедрение: как происходил переход на CRM

Решение принято — пора действовать. Переход на Тукан оказался проще, чем ожидали: интерфейс оказался достаточно интуитивным, чтобы команда без труда вникла в процесс. Но главное — система позволила быстро перенести существующие проекты и начать работать по-новому.

Ключевые этапы внедрения:

• Импорт всех текущих задач в доски To-Can. Проекты больше не терялись — у каждого появился статус, дедлайн и ответственный.
• Назначение исполнителей и менеджеров. Каждый участник теперь видел только свои задачи, получал уведомления и контролировал сроки.
• Создание карточек лидов и клиентов. Система позволила сохранять информацию о заказчиках, быстро находить нужные контакты и отслеживать историю взаимодействия.
• Настройка API Яндекса для автоматического формирования SEO-отчетов. Теперь менеджеры не собирали данные вручную — отчеты обновлялись в один клик.
  

Список действий по внедрению:

1. Настроили доски с колонками: Очередь, Уточнение, В работе, На проверку, На доработку.
2. Перенесли всех клиентов в карточки контрагентов — теперь каждый заказчик на своём месте.
3. Назначили роли и права доступа: кто может редактировать, кто — только просматривать.
4. Подключили создание задач напрямую из проекта, что позволило автоматизировать рутинную работу.
5. Настроили «Ленту активности» — руководство получило полную прозрачность по всем действиям в проекте.

И всё это — за несколько рабочих дней, без боли и перегруза. Именно такой должна быть CRM для веб-студии.

Результаты: что изменилось после внедрения

Внедрение CRM-системы Тукан дало результат почти мгновенно. Спустя месяц команда с удивлением осознала, что ведет проекты в три раза быстрее, а менеджеры успевают больше — не за счёт переработок, а за счёт оптимизации процессов.

Что именно изменилось:

• Скорость. Сроки реализации сократились втрое: раньше запуск сайта занимал около 30 дней, теперь — 10–12.
• Информационная целостность. Вся информация — от первого звонка до финального отчета — теперь хранится в карточках. Никакой потери контактов, правок или файлов.
• Качество обслуживания. За счёт удобной CRM студия стала лучше взаимодействовать с клиентами: быстрее отвечать, предлагать готовые решения, держать заказчиков в курсе статуса проекта.
• Разгрузка команды. Рутина ушла — её взяла на себя система. Дизайнеры и разработчики получили возможность сосредоточиться на творчестве, а не на пересылке файлов и напоминаниях.

Этот результат стал реальным примером, как грамотное внедрение CRM может трансформировать бизнес даже в условиях ограниченного бюджета и команды из пяти человек.

Почему это работает: особенности Тукан, которые помогли

Много CRM-систем обещают «сделать вашу работу проще». Но в случае с To-Can это не просто маркетинговый лозунг — это действительно рабочий инструмент, который стал незаменимой частью процессов студии. Всё благодаря продуманному функционалу, адаптированному под реальные нужды небольших команд.

Что именно помогло:

• Канбан-доски с кастомными колонками. Студия создала собственный рабочий процесс — от первого запроса до доработки после релиза. Такой подход учитывает специфику каждого проекта.
• Карточки проектов, задач и контрагентов. В каждой карточке — история изменений, файлы, комментарии. Менеджер всегда знает, что происходит, даже если подключился к проекту на позднем этапе.
• Отчеты по позициям. Благодаря интеграции с Яндекс API, студия теперь отслеживает SEO-показатели сайтов прямо из CRM. Это удобно для менеджеров и прозрачно для заказчиков.
• Централизованное хранение переписки и файлов. Больше никаких «а где тот файл, что был в почте неделю назад?». Всё доступно прямо в карточке.
• Простой, но гибкий интерфейс. Тукан оказался настолько понятным, что дизайнеры начали пользоваться им с первого дня. Без обучения, без стресса.
  

По сути, To-Can стал единым окном управления проектами, задачами и клиентами, что позволило студии сосредоточиться на основном — качественном дизайне и результатах для клиентов.

Преимущества использования Тукан для веб-студии

Когда речь заходит о CRM, важно не только то, как система работает «внутри», но и какие преимущества она дает бизнесу на практике. В случае этой студии To-Can стал больше, чем просто программным обеспечением — он стал базой для устойчивого роста и упрощённой ежедневной работы.

Что получила студия:

• Единая база клиентов и задач. Все находится в системе — удобно, быстро, безопасно.
• Слаженное взаимодействие между отделами. Дизайнер видит задачи от менеджера, менеджер отслеживает сроки и этапы, руководитель — результат. Вся команда синхронизирована.
• Гибкость под конкретный бизнес. To-Can позволяет настраивать доски, роли, права и этапы под нужды студии.
• Возможность масштабироваться. Когда команда вырастет, система останется актуальной: не нужно будет снова искать CRM, перестраивать процессы и обучать людей заново.
• Быстрый старт и поддержка. Система не требует дорогих интеграторов. Руководитель смог сам настроить всё за пару дней, а команда сразу включилась в работу.

Для небольших команд это именно тот инструмент, который помогает делать больше, тратить меньше времени и нервов, и при этом быть на уровне с крупными игроками рынка.

Этот кейс внедрения CRM — не просто история успеха, а инструкция для любого малого бизнеса, который хочет расти, оптимизировать процессы и выстраивать профессиональные отношения с клиентами. Студия, о которой мы рассказали, — это пример того, как одно правильное решение может изменить весь рабочий процесс.